Pilotaż AI w kancelarii: od czego zacząć

Dlaczego 30 dni pilotażu zamiast wdrożenia na całą kancelarię

Najwięcej wdrożeń AI w kancelariach kończy się nie porażką, lecz niczym: narzędzie kupione po prezentacji handlowej leży nieużywane, bo nikt nie sprawdził go na własnych sprawach. Mały, kontrolowany pilotaż AI w kancelarii odwraca tę kolejność: najpierw 30 dni testu na 2-3 osobach i 1-2 typach zadań, potem decyzja o zakupie, oparta na dzienniku użycia, a nie na wrażeniach z demo.

Miesiąc to wystarczająco długo, żeby zebrać sensowną próbkę powtarzalnych zadań, i wystarczająco krótko, żeby nie rozmyć odpowiedzialności za wynik. Ograniczony zakres ma jeszcze jedną zaletę: jeśli test się nie powiedzie, kancelaria traci kilkadziesiąt godzin pracy dwóch osób, a nie roczny budżet i zaufanie całego zespołu do tematu.

Zespół testowy i zakres zadań: entuzjasta, sceptyk i research prawny

Dwie, maksymalnie trzy osoby, celowo dobrane. Entuzjasta technologii zadba o to, żeby narzędzie było faktycznie używane, a nie tylko zainstalowane. Sceptyk jest jednak ważniejszy: będzie szukał słabych punktów, kwestionował odpowiedzi i sprawdzał źródła, a jeśli po miesiącu powie „to działa”, jego opinia uwiarygodni wynik wobec reszty kancelarii bardziej niż jakikolwiek raport. Obie osoby muszą mieć realne, bieżące sprawy z obszaru objętego testem, bo pilotaż prowadzony obok normalnej pracy, na wymyślonych kazusach, niczego nie mierzy. Wyznacz też opiekuna pilotażu (może nim być jeden z testujących), który pilnuje dziennika użycia i zbiera uwagi na bieżąco. Na start wystarczy dwugodzinny warsztat z obsługi narzędzia i zasad bezpieczeństwa, a pełne szkolenie zespołu prawnego z AI ma sens dopiero po decyzji o wdrożeniu, kiedy wiadomo, czego i kogo uczyć.

Do testu wybierz 1-2 powtarzalne typy zadań, które w zespole testowym pojawiają się co najmniej kilka razy w tygodniu, inaczej po 30 dniach próbka będzie za mała, by cokolwiek wnioskować. Naturalny kandydat to research prawny: wyszukanie przepisów i orzecznictwa do konkretnego zagadnienia, wstępna analiza linii orzeczniczej, zebranie sygnatur do dalszej pracy. To zadania częste, mierzalne czasowo i łatwe do zweryfikowania. Poza zakresem pilotażu zostaw sprawy wrażliwe: karne, rodzinne, sprawy z danymi szczególnych kategorii, transakcje objęte NDA. Nie dlatego, że AI się tam „nie nadaje”. Po prostu na czas testu, zanim zweryfikujesz umowy i konfigurację narzędzia, ryzyko jest nieproporcjonalne do wartości poznawczej.

Od pierwszego dnia obowiązuje żelazna zasada: każdą odpowiedź narzędzia weryfikujemy u źródła. Sprawdzamy przepis, sygnaturę orzeczenia, datę wydania, aktualność stanu prawnego i kontekst, z którego pochodzi teza. Narzędzia, które podają przypisy do źródeł i sygnatury, skracają ten krok, ale go nie zastępują. Wynik weryfikacji (trafne, wymagało poprawek, błędne źródło) zapisujemy w dzienniku, bo to będzie najtwardsza miara jakości.

Zasady bezpieczeństwa na czas testu: tajemnica zawodowa, RODO i AI Act

Spisz zasady na jedną stronę i omów je na warsztacie startowym. Minimum na czas pilotażu obejmuje cztery reguły:

• Brak danych klientów: do narzędzia nie trafiają dane identyfikujące klientów ani dokumenty z ich spraw, pracujemy na zapytaniach abstrakcyjnych lub zanonimizowanych stanach faktycznych.
• Weryfikacja regulaminu: przed startem czytamy regulamin i dokumentację narzędzia, sprawdzając, gdzie przetwarzane są dane, czy służą do trenowania modeli i czy da się to wyłączyć.
• Podstawa przetwarzania: jeżeli w teście miałyby pojawić się dane osobowe, potrzebna jest podstawa przetwarzania i umowa powierzenia zgodna z art. 28 RODO; najprościej tego uniknąć, testując na danych zanonimizowanych.
• Osoba odpowiedzialna: jedna osoba odpowiada za zgłaszanie wątpliwości i ewentualnych incydentów.

Warto sięgnąć do rekomendacji Krajowej Izby Radców Prawnych z 2025 r. dotyczących korzystania z narzędzi opartych na sztucznej inteligencji. Podkreślają one nadzór prawnika nad rezultatami pracy AI, ostrożność w zakresie tajemnicy zawodowej i odpowiedzialność za treści przekazywane klientowi. Pamiętaj też o kalendarzu AI Act (rozporządzenie 2024/1689): od 2 lutego 2025 r. obowiązuje m.in. wymóg zapewnienia odpowiednich kompetencji personelu pracującego z systemami AI, a od 2 sierpnia 2026 r. stosuje się większość pozostałych przepisów, w tym obowiązki przejrzystości. Pilotaż z zasadami i dziennikiem użycia to w praktyce pierwszy krok do wykazania takich kompetencji.

Dziennik użycia i przegląd wyników: kryteria go/no-go

Dziennik użycia to najprostszy możliwy arkusz, wypełniany po każdym użyciu narzędzia: data, typ zadania, czas pracy z AI, szacowany czas tą samą metodą co dotychczas, wynik weryfikacji źródeł, jedna uwaga jakościowa. Bez dziennika przegląd końcowy sprowadzi się do wymiany anegdot.

Kryteria go/no-go ustal przed startem, nie po. Przykładowy zestaw: research na powtarzalnych zadaniach krótszy o co najmniej 25%, odsetek odpowiedzi z błędnym lub nieaktualnym źródłem poniżej ustalonego progu, obaj testujący chcą dalej korzystać z narzędzia. Te same miary posłużą później, by liczyć KPI i efektywność pracy z AI już po wdrożeniu na większą skalę, bo pilotaż daje im punkt odniesienia. Decyzja „go” oznacza plan rozszerzenia: szkolenie, zasady dla całego zespołu, kolejne typy zadań. Decyzja „no-go” też jest wartościowa, bo zostaje po niej dokument z wnioskami i konkretny powód, by wrócić do tematu za dwa kwartały, zamiast wracać do niego co miesiąc bez danych.

Procedura: pilotaż AI w kancelarii w 30 dni

Krok pierwszy polega na wyborze zespołu testowego: dwie, maksymalnie trzy osoby, w tym jeden entuzjasta i jeden sceptyk, oboje z bieżącymi sprawami w obszarze objętym testem. Krok drugi obejmuje określenie zakresu, czyli 1-2 powtarzalne typy zadań researchowych; sprawy wrażliwe i dokumenty pod NDA zostają poza testem. Krok trzeci to spisanie reguł gry przed startem: jedna strona zasad bezpieczeństwa, 3-5 mierników sukcesu i progi go/no-go, do tego weryfikacja regulaminu narzędzia pod kątem miejsca przetwarzania danych i trenowania modeli.

Krok czwarty to dwugodzinny warsztat startowy, na którym zespół poznaje obsługę narzędzia i zasady poufności. Krok piąty trwa przez cały test i polega na prowadzeniu dziennika użycia: po każdym zadaniu testujący zapisują datę, typ zadania, czas pracy z AI, szacowany czas metodą dotychczasową oraz wynik weryfikacji źródeł. Krok szósty przypada na tydzień czwarty: zespół testowy spotyka się z osobą decyzyjną, porównuje wyniki z miernikami spisanymi przed startem, wysłuchuje osobno entuzjasty i sceptyka, przegląda przypadki pomyłek narzędzia i podejmuje decyzję go/no-go według wcześniej ustalonych kryteriów.

Typowe błędy przy pilotażu AI w kancelarii

Trzy błędy najczęściej przekreślają wartość testu, zanim jeszcze dobiegnie końca:

• Pilotaż bez kryteriów sukcesu: jeśli przed startem nie zapiszesz, co znaczy „działa” (np. skrócenie researchu o 30% przy zachowanej jakości), po miesiącu każdy oceni test przez pryzmat własnych oczekiwań i dyskusja wróci do punktu wyjścia.
• Test na najtrudniejszych sprawach: precedensowa sprawa z pogranicza trzech dziedzin to najgorszy możliwy poligon, bo narzędzie polegnie, a zespół uzna temat za zamknięty, zanim sprawdzi je tam, gdzie realnie oszczędza czas.
• Brak zasad poufności na czas testu: bez prostych, spisanych reguł ktoś w trzecim tygodniu wklei do narzędzia dane klienta i pilotaż zamieni się w incydent do wyjaśniania.

Do tego dochodzi błąd organizacyjny: dziennik użycia wypełniany zbiorczo w ostatnim tygodniu zamiast po każdym zadaniu. Taki dziennik dokumentuje wspomnienia, a nie fakty, i przegląd końcowy traci swoją najtwardszą podstawę.

Najczęstsze pytania (QA)

Ile osób powinno brać udział w pilotażu AI w kancelarii?

Dwie do trzech: celowo dobrany entuzjasta i sceptyk, oboje z bieżącymi sprawami w testowanym obszarze. Większa grupa utrudnia pilnowanie zasad i prowadzenie dziennika, a nie poprawia jakości wniosków.

Jak długo powinien trwać pilotaż AI w kancelarii?

Sprawdzonym punktem wyjścia jest 30 dni. Miesiąc wystarcza, żeby zebrać sensowną próbkę powtarzalnych zadań, a jednocześnie nie rozmywa odpowiedzialności za wynik. Przy niejednoznacznych rezultatach test można przedłużyć o 2 tygodnie na zawężonym zakresie.

Czy w pilotażu można pracować na danych z prawdziwych spraw klientów?

Na czas testu bezpieczniej nie: pracuj na zapytaniach abstrakcyjnych lub zanonimizowanych stanach faktycznych. Dane identyfikujące klientów wprowadzaj dopiero po zweryfikowaniu regulaminu narzędzia, kwestii tajemnicy zawodowej oraz, przy danych osobowych, umowy powierzenia z art. 28 RODO.

Co zrobić, gdy po 30 dniach wyniki są niejednoznaczne?

Nie kupuj „na wyczucie”. Przedłuż test o 2 tygodnie na zawężonym zakresie (jeden typ zadania, doprecyzowane miary) albo podejmij decyzję no-go z zapisanymi wnioskami i terminem powrotu do tematu.

Czy trzeba informować klientów o testowaniu AI?

Przy teście na danych zanonimizowanych ten problem w praktyce nie powstaje. Jeśli narzędzie miałoby dotykać realnych spraw, kieruj się rekomendacjami KIRP: w sprawach istotnych rozważ poinformowanie klienta o zakresie wykorzystania narzędzia.

Kto powinien podjąć decyzję go/no-go po pilotażu?

Osoba decyzyjna w kancelarii, na przykład partner zarządzający, na podstawie dziennika użycia i mierników spisanych przed startem. Zanim zdecyduje, powinna osobno wysłuchać zarówno entuzjasty, jak i sceptyka z zespołu testowego.